Un guide complet pour l’organisation d’événements virtuels

application événementielle

La valeur de l’interaction en face-à-face demeure jusqu’à l’heure actuelle. En revanche, il s’avère que le virtuel soit une option utile pour organiser un événement. Mais comment transformer une conférence de plusieurs jours, riche en possibilités de mise en réseau, en sessions éducatives et en connaissances des participants, en un format virtuel sans perdre tous ces avantages ?

Quels sont les éléments que doit comporter un événement virtuel ?

Un événement virtuel repose sur le contenu, la participation des participants et les données. Bien que les événements virtuels ne requièrent pas de nourriture et de boisson, ils sont constitués des mêmes éléments que tout autre type d’événement. La qualité de la production vidéo et la connectivité seront importantes, tout comme le site qui héberge l’agenda et le contenu. Ce type d’événement compose essentiellement les éléments tels que :

  • Site web ou application événementielle
  • Inscription à l’événement
  • Contenu de la présentation en direct
  • Audio/vidéo en direct à sens unique
  • Interaction entre les participants
  • Sondages en direct
  • Prise de notes/diapositives favorites
  • Contenu enregistré
  • Vidéoconférence interactive
  • Enquêtes de satisfaction

Principes de base de ce type d’événement

Le processus de planification est en principe similaire à celui de tout autre événement. Tout comme vous vous mettez à la place des participants lorsque vous planifiez un événement en personne, vous devez faire de même pour un événement virtuel. Vous ne garderiez pas les participants dans leur siège plus de deux heures d’affilée, et il en va de même pour les événements virtuels. Au cours de votre planification, utilisez vos trucs et astuces habituels pour créer et exécuter un grand événement. Les événements virtuels peuvent avoir un aspect différent, mais plus vous les traitez comme un événement en personne, mieux c’est.

Préparer les participants aux événements virtuels

Les événements virtuels ne sont pas tous les mêmes. Il existe de nombreux types d’outils de vidéoconférence et d’options technologiques pour les organiser. Ne prenez pas pour acquis les compétences numériques de vos participants (ou leur manque de compétences). Avant l’événement, il est préférable de créer un guide pour les participants qui explique comment accéder à l’événement, aux sessions et à toute autre information que vous jugez pertinente. Mieux encore, permettez aux participants de s’entraîner à lancer des sessions ou à envoyer des messages avant le début de l’événement. Cela permettra d’atténuer le stress des participants, de réduire à un filet d’eau le flot de questions le premier jour de l’événement et d’offrir une meilleure expérience globale aux participants.

Pourquoi organiser un événement virtuel ?

Les événements virtuels sont organisés pour les mêmes raisons que les événements en personne : transmettre le message d’une entreprise pour générer des pistes et des revenus, favoriser l’adoption et générer une valeur de fidélisation à vie. Les organisateurs de réunions et d’événements choisissent depuis des années entre les événements en personne, virtuels et hybrides. Chaque type d’événement présente ses propres avantages et inconvénients.